¿Qué debe decir el mensaje de instrucciones de check-in de mi Airbnb?

Qué tiene que lograr el mensaje

Un mensaje de check-in tiene una sola función: que no haya una llamada al llegar. El huésped que lo lee puede estar en un taxi, bajo la lluvia, de noche, en su segundo idioma. Escribe para esa persona. Líneas cortas, un paso por línea, en el orden en que los va a hacer.

También marca el tono de la estancia. Un mensaje claro y tranquilo le dice al huésped que el resto de la casa estará igual de bien preparado. Un muro de texto con el código de la puerta enterrado en el cuarto párrafo hace lo contrario.

Qué incluir, en orden

1. 1.La dirección y cómo se ve el edificio desde la calle: color de la puerta, portón, dónde está el número de la casa, qué entrada si hay varias.
2. 2.Estacionamiento: dónde estacionar, cuántos autos y dónde no estacionar.
3. 3.Hora de check-in y qué pasa si llegan antes. Aclara si pueden dejar las maletas y cuándo confirmas las llegadas anticipadas.
4. 4.Pasos para entrar, uno por línea, con una foto para lo que sea complicado: la caja de llaves, el teclado, el pestillo del portón, la puerta correcta del departamento.
5. 5.Nombre de la red de Wi-Fi y contraseña.
6. 6.La primera hora: dónde están los interruptores de luz, cómo funciona la calefacción o el aire acondicionado, dónde están las toallas de repuesto.
7. 7.Las dos o tres reglas de la casa que importan la primera noche, como las horas de silencio, nada de fiestas y dónde va la basura.
8. 8.Qué hacer si algo sale mal: cómo contactarte a ti o a tu coanfitrión, y el plan de respaldo si un código no funciona.
9. 9.Un breve aviso sobre la hora de check-out, con una referencia a los pasos de salida.

Tus reglas sobre la hora de llegada van en el mismo lugar que todo lo demás. Si los huéspedes suelen pedir llegar antes, consulta cómo manejar a un huésped que pide check-in anticipado.

Dónde va en Airbnb y cuándo lo ven los huéspedes

Airbnb te da dos lugares, y conviene usar los dos.

• •La guía de llegada, en el editor de tu anuncio. Elige un método de check-in (cerradura inteligente, teclado, caja de llaves, personal del edificio, recibimiento en persona u otro) y agrega tus instrucciones. Los huéspedes ven el método de inmediato y las instrucciones detalladas 48 horas antes del check-in. En el self check-in, Airbnb además envía el código por correo y por mensaje 48 horas antes de la llegada.
• •Las respuestas rápidas programadas, en Mensajes, dentro de Configuración. Escribe una plantilla, elige tus anuncios y define cuándo se envía, por ejemplo uno o dos días antes del check-in. Datos como el nombre del huésped, la hora de check-in, la dirección, las indicaciones y el nombre y la contraseña del Wi-Fi se completan desde tu anuncio; si un campo está vacío, el mensaje lo muestra como no disponible.

Activa “Enviar para reservas de último momento y estancias cortas” al guardar la plantilla. Sin eso, un huésped que reserva el día antes de la llegada puede perderse un mensaje cuya hora de envío ya pasó. Los mensajes de Airbnb tienen un límite de 4,000 caracteres, una buena razón para mantener este mensaje corto.

Un mensaje de ejemplo

Las horas y los detalles de abajo son ejemplos; usa los tuyos. Mantén el código fuera de cualquier lugar público; en un mensaje privado a un huésped confirmado no hay problema. Los requisitos de seguridad de Airbnb indican cambiar los códigos de entrada entre reservas, así que no guardes un código fijo en una plantilla: deja que el mensaje de self check-in de Airbnb o el software de tu cerradura envíe el código de cada huésped, o actualiza el código de la caja de llaves y la plantilla antes de cada estancia.

Pruébalo antes que un huésped

Abre tu guía de llegada con la opción Ver para verla como la vería un huésped. Luego dale el mensaje a un amigo que nunca haya estado en la casa y pídele que lo siga, de preferencia de noche. Cada lugar donde dude es una línea por reescribir o una foto por agregar. Hazlo de nuevo cada vez que cambies una cerradura, un código, el estacionamiento o el router.

Errores que debes evitar

• •Poner un código de la puerta o la contraseña del Wi-Fi en la descripción del anuncio o en una guía pública.
• •Enviar todo al reservar, semanas antes de la llegada, y nada más cerca del día.
• •Instrucciones en la guía de llegada que no coinciden con tu mensaje programado.
• •Cambiar un código y olvidarte de actualizar la guía de llegada y la plantilla.
• •Describir la entrada sin una foto cuando hay más de una puerta.
• •Omitir el plan de respaldo. Un huésped que se queda afuera sin un número al cual llamar es la estancia que vas a recordar.

Unas buenas instrucciones de check-in también reducen las preguntas repetidas durante la estancia; consulta cómo evitar que los huéspedes pregunten lo que ya está en el anuncio.