¿Cómo atiendo un Airbnb desde otro estado?

Lo que tiene que funcionar sin ti

Divide el trabajo en dos. Una estadía normal necesita acceso, una casa limpia y surtida, respuestas a las preguntas de los huéspedes y un checkout sin tropiezos; todo eso se puede configurar una vez y funcionar con sistemas y una persona de limpieza. Los problemas necesitan gente: un huésped que no puede entrar, una fuga, falta de calefacción, una queja por ruido, daños que aparecen en el cambio de huéspedes. Desde otro estado, tu trabajo es decidir de antemano quién se encarga de cada uno y cómo entra a la casa.

Escribe ese plan antes de tu primera reserva. El peor momento para buscar a un plomero en un pueblo donde no vives es la noche en que un huésped te avisa que hay agua en el piso.

Acceso: una cerradura inteligente y un respaldo

• •Instala una cerradura inteligente o un teclado y dale a cada huésped su propio código, activo solo durante su estadía.
• •Dale a tu persona de limpieza y a cada proveedor su propio código, para saber quién entró y poder quitar uno sin cambiar los demás.
• •Define el método de entrada en la guía de llegada de tu anuncio de Airbnb. Los huéspedes ven el método con anticipación y las instrucciones detalladas unas 48 horas antes de llegar, así que escríbelas con claridad y con fotos de la puerta y la cerradura.
• •Ten un respaldo para cuando se acabe una batería o se caiga el Wi-Fi: una caja de seguridad con una llave física, un código que compartes solo cuando haga falta y baterías de repuesto cuyo lugar conozca tu persona de limpieza.
• •Cambia los códigos de respaldo después de cada uso.

Arma tu equipo local

Tu persona de limpieza es la más importante del equipo, porque es quien está dentro de la casa después de cada estadía. Contrata a alguien que ya haga cambios de huéspedes en alquileres, haz una limpieza de prueba pagada y pide fotos al final de cada limpieza; mira cómo encontrar y conservar a una persona de limpieza confiable. Después agrega:

• •Una persona de limpieza de respaldo que haya hecho algunos cambios de huéspedes en la casa, no solo un número de teléfono.
• •Un técnico de reparaciones para arreglos pequeños, además de un plomero, un electricista y una empresa de calefacción y aire acondicionado con quienes ya hayas hablado.
• •Un contacto local que pueda llegar rápido a la casa: un vecino de confianza, un amigo o un coanfitrión pagado.
• •Una forma de hacer llegar los suministros: pide en línea y programa las entregas para los días de limpieza, y pídele a tu persona de limpieza que te avise cuando se esté acabando algo.

Acuerda las tarifas por escrito, pide una cotización antes de cualquier reparación y paga a tiempo. Los proveedores a quienes se les paga a tiempo contestan el teléfono cuando les llamas desde otro estado.

Ver la casa sin estar ahí

• •Fotos al terminar cada limpieza, revisadas contra tu lista y tus fotos de referencia.
• •Una inspección en persona con un calendario regular, a cargo de alguien de tu confianza: debajo de los fregaderos, el calentador de agua, los filtros, las alarmas de humo y de monóxido de carbono, el jardín y todo lo que los huéspedes no mencionarían.
• •Dispositivos inteligentes que te avisen de los problemas: un termostato que puedas ajustar desde el teléfono, sensores de fugas de agua y sensores de ruido que miden el nivel de sonido sin grabar.
• •Airbnb no permite cámaras de seguridad dentro de la casa, ni siquiera apagadas. Las cámaras exteriores y los sensores de ruido interiores están permitidos si los declaras en el anuncio, y los sensores de ruido deben quedar fuera de recámaras y baños.
• •Una visita tuya cuando puedas, de preferencia antes de la temporada alta.

Mensajes a huéspedes y emergencias

La mayoría de las preguntas de los huéspedes son las mismas: cómo entrar, el Wi-Fi, el estacionamiento, la basura, el checkout. Respóndelas en mensajes programados y en una guía de la casa para que los huéspedes casi no te necesiten: una confirmación de reserva, las instrucciones de entrada, un mensaje corto después de la primera noche y un recordatorio de checkout. Las reglas de tu casa van en los mismos mensajes; mira qué deben incluir las reglas de tu casa.

Para las emergencias, ten dos listas. En la casa: dónde está la llave de paso del agua y el panel de breakers, cómo reiniciar el Wi-Fi y el número de emergencias. Para ti: a quién llamar si un huésped no puede entrar, si hay una fuga, si falta calefacción o aire acondicionado y si hay una queja por ruido, con un segundo nombre para cada caso. Ten presente la diferencia de horario y deja el teléfono encendido de noche cuando haya huéspedes.

Reglas locales e impuestos a distancia

Vivir en otro lugar no cambia las reglas que aplican a la casa. Algunas ciudades exigen un contacto local con nombre; Truckee, California, por ejemplo, exige uno localizable por teléfono las 24 horas del día que responda a una queja en un plazo de 30 minutos. Otras exigen un número de permiso en el anuncio, una inspección o una renovación que tienes que recordar desde lejos. Revisa si los alquileres a corto plazo están permitidos en tu dirección y qué te pide tu permiso.

Sobre los impuestos, Airbnb cobra y paga los impuestos de ocupación por los anfitriones en muchas zonas, pero el resto es responsabilidad tuya, y puede incluir impuestos locales e impuesto sobre la renta en el estado donde está la casa. Pregúntale a un profesional de impuestos qué debes presentar y dónde. Esta es una guía general, no asesoría legal ni fiscal.